Comment gérer les périodes de pic ou de creux d’activité ?

J’ajuste mon stock

La gestion de stock est essentielle pour la réussite de mon activité. Je dois avoir une rotation des stocks efficace et bien anticiper mes besoins d’approvisionnement.

• Mon inventaire 

Avant toute chose, je dois connaître l’état de mon stock actuel pour me préparer. C’est l’intérêt d’un suivi permanent de mes ventes et d’un inventaire complet à réaliser au moins une fois par an (généralement en fin d’année, avant les fêtes de Noël). J’anticipe ainsi sur le volume de produits qu’il me faudra commander en complément pour bien répondre aux commandes de mes clients.

• Mon besoin en trésorerie

En fonction de l’état de mon stock, je devrais peut-être acheter de la marchandise pour satisfaire la demande de mes clients. Si c’est le cas, je m’assure d’avoir suffisamment de trésorerie ou cherche les moyens nécessaires pour me réapprovisionner (découvert autorisé, crédit de court terme, crédit fournisseur…).

• Mes fournisseurs

En période de fêtes, les fournisseurs sont très sollicités. Il est donc parfois nécessaire de passer ses commandes des semaines à l’avance, parfois des mois. Je dois veiller à m’y prendre suffisamment tôt pour que mes fournisseurs puissent répondre à ma commande. En cas de rupture inopinée de mon stock, je peux aussi me rapprocher d’autres commerçants engagés dans le même secteur que moi pour acquérir des petites quantités complémentaires de marchandises. 

Je gère ma trésorerie

Pour faire face aux pics d’activité, j’anticipe d’avoir suffisamment d’argent sur mon compte d’entreprise pour acheter un stock important de fournitures et de marchandises ou pour embaucher.

J’analyse pour cela mes ventes de la haute saison précédente afin de me constituer une réserve de trésorerie. Je suis attentivement mon compte en banque, en particulier lors de la saison creuse qui suit.

• Je construis mon tableau de trésorerie

Le tableau de trésorerie doit répondre à la question suivante : “Est-ce que j’ai suffisamment d’argent à la banque pour acheter mes produits et régler mes charges courantes (rémunération, factures, cotisations sociales, loyers de mon local, assurances, etc.) ?” 

Pour cela, je construis un tableau qui fait apparaître les encaissements (les entrées d’argent) et les décaissements (les sorties d’argent).  Je fais une colonne pour chaque mois à venir et ensuite, je liste dans chaque ligne les décaissements et les encaissements que je prévois sur mon compte mois par mois.

• J’estime mes charges fixes et mes charges variables

Je regarde mes charges  des 3 derniers mois. Est-ce que c’est saisonnier, ou bien est-ce que cela va se reproduire les 3 prochains mois ? Dans mon tableau, je reproduis toutes mes charges fixes. Elles ne sont a priori pas saisonnières. Puis j’estime pour chaque mois mes ventes et mes charges variables. 

Les fournitures et marchandises sont une charge variable : il se peut donc qu’elles n’apparaissent que sur certains mois, le temps d’écouler mon stock. À noter, je dois aussi penser aux mois où je paie mes impôts et mes cotisations sociales parce que j’aurai des décaissements supplémentaires.

• J’anticipe et je m’adapte

Ce tableau me permet de voir quels sont les mois où j’augmente ma réserve d’argent et quels sont les mois où au contraire je puise dedans. Il me permet de vérifier que j’aurai assez d’argent sur mon compte le mois de mes achats de fournitures et marchandises, et les mois de saison creuse, où je ferai moins de ventes.

Si je me rends compte que je risque d’avoir un solde négatif à partir d’un certain mois, il faut absolument que j’anticipe : je peux réduire mes achats de stocks, retarder un investissement ou décider de moins me payer.

J’adapte mon équipe

Si j’ai une activité à forte saisonnalité, je dois veiller à la gestion de mes ressources humaines. Pour cela, je dispose de différentes possibilités : recours à des contrats courts (CDD, intérim) ou à de la sous-traitance en cas de surcroît temporaire d’activité. Ces contrats permettent d’adapter plus facilement mes ressources en fonction des besoins du moment. Mais cette flexibilité a un coût car ils sont plus onéreux que des salariés en CDI. Le temps passé à former ces recrues temporaires représente aussi un coût non négligeable, qui n’est pas optimisé sur le long terme.

En fonction des besoins et de la période, je peux également envisager le recrutement d’un.e stagiaire ou d’alternants. Mais il faut accepter de leur consacrer du temps pour pouvoir les former et les aider à monter en compétence pour qu’ils puissent ensuite s’insérer plus facilement dans le monde du travail. 

J’offre des promotions exceptionnelles

Pour encourager mes clients à acheter mes produits en dehors de mes pics d’activité, je peux proposer des opérations de promotions exceptionnelles. Je peux par exemple proposer des ventes flashs, avec des rabais intéressants (-20% à -30%) sur des périodes relativement courtes (quelques jours ou une semaine maximum). Les jeux concours peuvent également être un bon moyen de renforcer ma notoriété, et donc de relancer l’activité. Je peux par exemple publier un post sur les réseaux sociaux demandant à mes fans de créer le meilleur slogan pour ma marque. Cela permettra de créer un post viral et de renforcer la communication autour de mon entreprise ! 

Si je ne l’ai pas encore mis en place, je pense à développer un programme de fidélité, pour proposer des remises spécifiques à mes plus fidèles clients.

Je soigne mon service client

Le service client est un aspect essentiel de mon business. C’est un des piliers de la réussite pérenne de mon activité.La satisfaction de mes clients doit être au cœur de mes préoccupations. Pour cela :

• Je suis à l’écoute de mes clients.

• Je leur apporte une réponse rapide.

• Je suis bienveillant et reste courtois en toute circonstance.

• Je n’hésite pas à faire des gestes commerciaux (remises, petits cadeaux, etc.) pour les fidéliser ou pour réparer une erreur ou une imperfection (retard de livraison, objet vendu endommagé, etc.).

Le service client ne doit pas se limiter à la gestion des crises ou des réclamations. Il permet également de valoriser les interactions que j’ai avec mes clients, de renforcer les liens et de les fidéliser. C’est aussi un très bon moyen de collecter l’avis de mes clients sur mon offre et ainsi de pouvoir l’adapter pour rester en phase avec leurs besoins.